Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Automatinės darbuotojų el. pašto konferencijos yra konferencijos, kurių dalyvių (gavėjų) el. pašto adresai yra periodiškai atnaujinami iš VU darbuotojų duomenų bazės pagal nustatytas sąlygas. Tokių konferencijų administratoriui nereikia tvarkyti dalyvių sąrašo - naujų darbuotojų el. pašto adresai pridedami, o nebedirbančių pašalinami automatiškai.

Šias el. pašto konferencijas tikslinga kurti padalinio darbuotojų susirašinėjimui ir informavimui.

Darbuotojus galima išrinkti pagal:

  • padalinį (3 lygiai):
    1. I lygis (pvz., VU Matematikos ir informatikos institutas),
    2. II lygis (pvz., VU Kauno humanitarinis fakultetas - Germanų filologijos katedra),
    3. III lygis (pvz., VU Biblioteka - Informacijos paslaugų centras - Informacijos išteklių formavimo skyrius),
  • personalo grupę (pvz., pedagogai, mokslo pagalbinis, ūkio personalas),
  • pareigybę (pvz., direktorius, administratorius, doktorantas ir pan.),
  • kitus požymius.

Automatinių darbuotojų konferencijų pavyzdžiai:

  • - VU Informacinių technologijų taikymo centro darbuotojai,
  • - VU Medicinos fakulteto Odontologijos Instituto darbuotojai,
  • - VU Matematikos ir informatikos instituto doktorantai (doktorantai turi ir studento ir darbuotojo statusą, todėl įtraukti ir į studentų ir į darbuotojų duomenų bazes).

Automatinis dalyvių el. pašto adresų atnaujinimas

Atnaujinimo programa iš darbuotojų duomenų bazės gauna darbuotojų, kurie atitinka nustatytas sąlygas, el. pašto adresų sąrašą, kuris palyginamas su konferencijos dalyvių el. pašto adresų sąrašu:

  1. naujų darbuotojų el. pašto adresai įtraukiami į konferencijos dalyvių sąrašą,
  2. nebedirbančių darbuotojų el. pašto adresai pašalinami iš konferencijos dalyvių sąrašo,
  3. pasikeitus darbuotojo el. pašto adresui, konferencijos dalyvių sąraše senas adresas pakeičiamas naujuoju.

Automatinis dalyvių el. pašto adresų atnaujinimas vyksta 3 kartus per parą:

  • 05.30 val.,
  • 12.30 val.,
  • 17.30 val.,
  • kitu laiku (esant poreikiui).

Po kiekvieno atnaujinimo el. pašto konferencijų administratoriai el. paštu yra informuojami apie jų administruojamų konferencijų dalyvių sąrašuose įvykusius pasikeitimus. Jei pakeitimų nebuvo - pranešimas administratoriui nesiunčiamas.

Duomenų šaltiniai

Pagal nustatytas sąlygas darbuotojai išrenkami iš darbuotojų duomenų bazės. Galima pasirinkti iš kokio sąrašo imti išrinktų darbuotojų el. pašto adresus:

  • Įvesti el. pašto adresai. Tai gali būti ir VU ir išoriniai (Gmail, Yahoo, Outlook...) adresai. Šiuos adresus tvarko asmenys, atsakingi už padalinio kontaktinę informaciją.
  • VU el. pašto adresai (vardenis.pavardenis@padalinys.vu.lt).

Administravimas

Automatinėms darbuotojų el. pašto konferencijoms, kaip ir kitoms el. pašto konferencijoms, padalinio vadovas turi paskirti administratorių. Administratorius keičia el. pašto konferencijos nustatymus, peržiūrėti į konferenciją nusiųstų laiškų archyvus, su VU el. pašto konferencijų sistemos administratoriumi derina dalyvių atnaujinimo sąlygas.

Moderavimas

Patariama automatines darbuotojų el. pašto konferencijas, kuriose yra daug dalyvių, padaryti dalinai arba pilnai moderuojamomis.

Į dalinai moderuojamas konferencijas jų dalyvių siunčiami el. laiškai yra nemoderuojami, o ne dalyvių laiškai, siunčiami į šias konferencijas - moderuojami.

Pilnai moderuojamose konferencijose moderuojami ir dalyvių ir ne dalyvių siunčiami el. laiškai.

Moderuojami el. laiškai pristatomi el. pašto konferencijų dalyviams tik po moderatoriaus (prižiūrėtojo) patvirtinimo. Jei moderatorius atmeta el. laišką, laiškas nepristatomas el. pašto konferencijos dalyviams, o laiško siuntėjas yra apie tai informuojamas.

El. pašto konferencijas gali moderuoti konferencijos administratorius arba administratoriaus paskirtas moderatorius. Už į moderuojamas konferencijas pristatytus laiškus atsako el. pašto konferencijos administratorius.

Naudojimas

Nepageidautina, kad į automatines darbuotojų el. pašto konferencijas būtų siunčiami:

  • reklaminio pobūdžio laiškai,
  • laiškai, nesusiję su darbu,
  • laiškai su dideliais priedais.

Kūrimas

Automatinės darbuotojų el. pašto konferencijos kuriamos tokia pat tvarka, kaip ir kitos VU el. pašto konferencijos. El. pašto konferencijos administratorius turi suderinti dalyvių atnaujinimo sąlygas su VU el. pašto konferencijų sistemos administratoriumi.

Galima padaryti automatinėmis ir jau veikiančias el. pašo konferencijas, tam tereikia suderinti atnaujinimo sąlygas su VU el. pašto konferencijų sistemos administratoriumi.

Su VU el. pašto konferencijų sistemos administratoriumi galite susisiekti el. paštu pagalba@itpc.vu.lt per ITPC pagalbos registrą arba tel. +370 5 236 6213.